El lenguaje del cuerpo habla más que las palabras,
por eso te presentamos las claves para conseguir el objetivo de hacer reuniones con el máximo de provecho además de consejos prácticos de especialistas para no caer en "reunionitis" que impidan la entrega oportuna y clara de la información.
Así, es muy raro que una sola persona tenga todos los datos necesarios e indispensables para analizar un problema y adoptar una decisión asertiva. Por tal motivo, cada día más las reuniones juegan un papel fundamental en el feedback entre empleados y gerentes, entre personal y dueños o entre pares que se relacionan o se relacionarán a futuro con nuestro negocio.
Sin embargo, el sólo hecho de tomar la iniciativa de usar esta herramienta no asegura el éxito en el tráfico de información, en la entrega de una idea u objetivo claro, o bien de conseguir cerrar un negocio.
Es más, a menudo no suele tratarse con la debida preparación y con el suficiente conocimiento de las técnicas que ayudan a conseguir que un meeting sea provechoso.
Para Patricio Martínez Aguirre, gerente de consultoría de HR Consultores, las claves del éxito pasan por nueve puntos clave que se deben considerar al momento de organizar una reunión:
1.- Las reuniones deben tener un objeto claro y concreto
2.- Se debe consignar lugar, fecha, horario de inicio y término de ésta.
3.- La citación debe ser realizada con la debida anticipación para que los participantes puedan coordinar sus agendas. Los participantes deben ser personas que tengan que ver con la materia a tratar.
4.- Los participantes deben conocer el objetivo o tema a tratar de manera previa ( si es que el tema ya fue tratado en reunión anterior o debe estar acotado en la invitación) así como contar con el material de respaldo correspondiente para trabajar sobre el tema.
5.- Quien cita debe ser el responsable de centrar respecto del tema en cuestión y mediar respecto de la participación de cada uno de los invitados.
6.- Es importante conocer la opinión de todos por lo que el coordinador debe integrar a todos los invitados.
7.- Se debe tomar nota sobre los alcances realizados y los acuerdos definidos.
8.- Se deben definir indicadores de cumplimiento de los acuerdos con el objeto de dar seguimiento a los responsables.
9.- A través de documentos( actas) o a través de mails es importante el envío post reunión de un informe de los temas tratados (puntos 7 y 8 ).
Martínez agregó que el cumplimiento de las recomendaciones descritas anteriomente permiten conseguir cinco puntos de beneficio:
1.- Posibilitar la participación de todos los involucrados invitando con anticipación
2.- Focalizar la atención en el tema a tratar
3.- Lograr acuerdos
4.- Asignar responsabilidades
5.- Lograr la integración de otras personas em el equipo.
